Veelgestelde vragen

antwoorden op uw vragen

Accounts

Klik op 'Registreren' rechtsboven en vul het registratieformulier in met je bedrijfsgegevens. Je ontvangt een bevestigingsmail om je account te activeren. Alleen de eerste gebruiker hoeft zich te registreren; extra leden van het salesteam kunnen later worden uitgenodigd via 'Instellingen -> Gebruikers'. Het eerste aangemaakte account is dat van de Sales Manager en heeft administratorrechten.

Ja, Sales Managers kunnen teamleden uitnodigen en rollen toewijzen via de sectie 'Gebruikers' in de accountinstellingen.

Klik op 'Wachtwoord vergeten' op de inlogpagina en volg de instructies om je wachtwoord via e-mail te resetten.

Ja, Sales Managers kunnen accounts deactiveren via de pagina 'Accountinstellingen'. Houd er rekening mee dat alle offertes en gegevens behouden blijven. Neem contact op met support om je gegevens volledig te laten verwijderen.

Ga naar 'Accountinstellingen' en werk je e-mailadres of contactgegevens bij. Vergeet niet de wijzigingen op te slaan.

Ja, je kunt de rol Sales Manager toewijzen, die administratorrechten geeft. Administrators kunnen gebruikers, instellingen, producten, opties en prijzen beheren. Standaardgebruikers kunnen hun eigen offertes aanmaken en beheren binnen de door Sales Managers ingestelde limieten. Klantgebruikers kunnen alleen offertes bekijken die naar hen zijn verzonden.

Quotomation ondersteunt imports via Excel.

Valutaconversie

Ja, je kunt voor elke offerte een valuta selecteren. Wisselkoersen worden automatisch toegepast op basis van de meest recente marktgegevens. Momenteel ondersteunen we EUR, USD, GBP, CHF en JPY.

Ja, je kunt de automatische koersen overschrijven in de offerte-instellingen om een vaste koers te gebruiken voor een specifieke klant of project.

Wisselkoersen worden dagelijks bijgewerkt vanuit betrouwbare financiële bronnen om een nauwkeurige prijsstelling te garanderen.

Je kunt één valuta per offerte kiezen. Je kunt echter aparte offertes maken voor verschillende valuta indien nodig. De producten en opties op een offerte kunnen prijzen hebben die in verschillende valuta zijn gedefinieerd.

Ja, btw en andere belastingen worden berekend op basis van de geselecteerde valuta en de Europese belastingregels.

Ja, alle bedragen worden automatisch afgerond volgens de standaard Europese valutaregels.

pricing

We offer a subscription-based pricing model with different tiers based on the number of users and features.

Our pricing starts at €39 per month for the Basic plan, which includes core features. The team plan is €79 per user per month and includes additional features like workflow, collaboration, automatic translations and automic currency conversion. The Pro plan is €129 per user per month and offers advanced features like workflow

Yes, we offer a 14-day free trial with access to all features, allowing you to create and send 3 quotes.

Yes, you can cancel your subscription at any time from your account settings. Your account will remain active until the end of the current billing cycle.

No, we do not currently offer discounts for annual subscriptions. However, we may introduce promotions in the future, so please check our website for updates.

Yes, you can upgrade or downgrade your subscription plan at any time from your account settings. Changes will take effect at the next billing cycle.

We do not currently offer specific discounts for non-profits or educational institutions, but we are open to discussing custom pricing for larger organizations. Please contact our sales team for more information.

The Basic plan allows you to create up to 3 quotes during the free trial. After the trial, the number of quotes you can create depends on your subscription plan. The Team and Pro plans offer unlimited quotes.

We use a secure payment gateway for processing payments. Billing is done on a monthly basis, and you can view your billing history and manage payment methods from your account settings.

Producten en Opties

Klik op 'Product toevoegen' in de offerte-editor, selecteer een product uit de catalogus en pas de hoeveelheid en opties aan.

Ja, aangepaste producten kunnen handmatig worden toegevoegd met prijs en omschrijving. Deze worden 'custom items' genoemd en kunnen worden opgeslagen voor toekomstig gebruik.

Ja, aangepaste opties kunnen handmatig worden toegevoegd met prijs en omschrijving. Deze worden 'custom options' genoemd en kunnen worden opgeslagen voor toekomstig gebruik.

Kortingen kunnen per offerte worden toegepast, met een vast bedrag of een percentage.

Ja, je kunt standaardopties aan producten koppelen; deze worden 'default options' genoemd.

Je kunt losse opties aan een offerte toevoegen die niet aan een specifiek product zijn gekoppeld. Deze worden 'generieke opties' genoemd.

Ja, de catalogus heeft een zoek- en filterfunctie om snel de producten te vinden die je nodig hebt.

Offerteproces

Zodra een offerte is aangemaakt, kan deze ter goedkeuring worden ingediend wanneer de limiet van het teamlid dat de offerte aanmaakt wordt overschreden. Sales Managers ontvangen meldingen en kunnen de offerte goedkeuren of afwijzen.

Ja, alle offertes hebben een statusindicator: Concept, In afwachting van goedkeuring, Goedgekeurd, Afgewezen, Verzonden, In afwachting, Gewonnen, Verloren of Verlopen.

Je kunt een herziening aanvragen, waardoor een nieuwe versie van de offerte wordt aangemaakt die opnieuw goedkeuring vereist.

Ja, de eerste die goedkeurt wordt geregistreerd.

Ja, automatische herinneringen kunnen naar goedkeurders worden gestuurd totdat de offerte is beoordeeld.

Ja, interne notities zijn alleen zichtbaar voor je team en worden niet opgenomen in klantgerichte pdf’s.

Ja, alle acties zoals aanmaken, bewerken, goedkeuren en verwijderen worden bijgehouden in een auditlog.

Offertes

Ga naar het tabblad 'Offertes', klik op 'Nieuw', selecteer de klantgegevens, voeg producten en opties toe en sla op.

Ja, maar je moet een nieuwe versie aanmaken.

Open de offerte en klik op 'Kopiëren' om een nieuwe offerte te maken met dezelfde producten en instellingen.

Ja, je kunt ondersteunende documenten zoals specificaties, afbeeldingen of pdf’s uploaden door het document aan een item toe te voegen. Algemene documenten zoals algemene voorwaarden kunnen door Sales Managers worden toegevoegd in de organisatie-instellingen en worden altijd aan alle offertes toegevoegd.

Ja, offertes kunnen rechtstreeks worden verzonden via de e-mailfunctie van Quotomation.

Ja, het platform toont een status die aangeeft of een offerte is bekeken of nog in behandeling is.

Ja, elke offerte kan een aangepaste vervaldatum hebben om tijdige reacties van klanten te stimuleren.

Translations

Yes, you can select the language for each quote, and the system will display product descriptions, and options in that language based on the translations defined in the catalog.

In the catalog, you can add translations for each product and option by selecting the language and entering the translated text.

Yes, you can change the language of a quote at any time, and the system will update the displayed text based on the available translations

Yes, for product and option descriptions, we assist in translating using a reliable translation service. You can also manually edit translations in the catalog if needed.

Yes, you can upload documents like terms and conditions in multiple languages. These will be automatically attached to quotes based on the selected language, ensuring consistency in your communications.

Yes, when you add a product or option, you can use our integrated translation service to automatically generate translations for the supported languages.

Workflow & Support

Ja, met Quotomation kun je goedkeuringsketens definiëren, meerdere goedkeurders toewijzen en voorwaardelijke regels instellen voor geautomatiseerde workflow-routing.

Zilverline biedt e-mailondersteuning, deze FAQ en live chat.

Ja, je kunt bepalen welke gebruikers mogen goedkeuren door hun rechten in te stellen op basis van rol en offerte- en productmarges.

Alle Sales Managers kunnen offertes goedkeuren als een goedkeurder niet beschikbaar is.