Quotomation |

Comptes

Comment créer un compte ?

Cliquez sur « S’inscrire » en haut à droite et remplissez le formulaire d’inscription avec les informations de votre entreprise. Vous recevrez un e-mail de confirmation pour activer votre compte. Seul le premier utilisateur doit s’inscrire ; les autres membres de l’équipe commerciale pourront être invités ultérieurement dans la section « Paramètres -> Utilisateurs ». Le premier compte créé est celui du Sales Manager et dispose des droits d’administrateur.

Puis-je gérer plusieurs comptes utilisateurs au sein d’une même organisation ?

Oui, les Sales Managers peuvent inviter des membres de l’équipe et attribuer des rôles via la section « Utilisateurs » dans les paramètres du compte.

Comment réinitialiser mon mot de passe ?

Cliquez sur « Mot de passe oublié » sur la page de connexion et suivez les instructions pour réinitialiser votre mot de passe par e-mail.

Puis-je supprimer mon compte ?

Oui, les Sales Managers peuvent désactiver des comptes depuis la page « Paramètres du compte ». Veuillez noter que toutes les devis et données seront conservés. Pour supprimer définitivement vos données, veuillez contacter le support.

Comment modifier mon adresse e-mail ou mes coordonnées ?

Allez dans « Paramètres du compte » et mettez à jour votre adresse e-mail ou vos coordonnées. N’oubliez pas d’enregistrer les modifications.

Existe-t-il des autorisations basées sur les rôles pour les utilisateurs ?

Oui, vous pouvez attribuer le rôle de Sales Manager, qui donne des droits d’administrateur. Les administrateurs peuvent gérer les utilisateurs, les paramètres, les produits, les options et les prix. Les utilisateurs standard peuvent créer et gérer leurs propres devis dans les limites définies par les Sales Managers. Les utilisateurs clients peuvent uniquement consulter les devis qui leur ont été envoyés.

Puis-je intégrer mon compte avec d’autres outils ?

Quotomation prend en charge les importations via Excel.

Conversion de devises

Quotomation prend-il en charge plusieurs devises ?

Oui, vous pouvez sélectionner une devise pour chaque devis. Les taux de change sont appliqués automatiquement sur la base des données de marché les plus récentes. Actuellement, nous prenons en charge l’EUR, l’USD, la GBP, le CHF et le JPY.

Puis-je fixer les taux de change pour un devis ?

Oui, vous pouvez remplacer les taux automatiques dans les paramètres du devis afin d’utiliser un taux fixe pour un client ou un projet spécifique.

À quelle fréquence les taux de change sont-ils mis à jour ?

Les taux de change sont mis à jour quotidiennement à partir de sources financières fiables afin de garantir une tarification précise.

Puis-je afficher des prix dans plusieurs devises sur un seul devis ?

Vous pouvez choisir une seule devise par devis. Toutefois, vous pouvez créer des devis distincts pour différentes devises si nécessaire. Les produits et options du devis peuvent avoir des prix définis dans différentes devises.

Les taxes sont-elles correctement appliquées pour les différentes devises ?

Oui, la TVA et les autres taxes sont calculées en fonction de la devise sélectionnée et des règles fiscales européennes.

Quotomation gère-t-il les arrondis lors de la conversion de devises ?

Oui, tous les montants sont automatiquement arrondis conformément aux règles européennes standard.

pricing

How do you charge for Quotomation?

We offer a subscription-based pricing model with different tiers based on the number of users and features.

How much do you charge for Quotomation?

Our pricing starts at €39 per month for the Basic plan, which includes core features. The team plan is €79 per user per month and includes additional features like workflow, collaboration, automatic translations and automic currency conversion. The Pro plan is €129 per user per month and offers advanced features like workflow

Is there a free trial available?

Yes, we offer a 14-day free trial with access to all features, allowing you to create and send 3 quotes.

Can I cancel my subscription at any time?

Yes, you can cancel your subscription at any time from your account settings. Your account will remain active until the end of the current billing cycle.

Are there any discounts for annual subscriptions?

No, we do not currently offer discounts for annual subscriptions. However, we may introduce promotions in the future, so please check our website for updates.

Can I change my subscription plan later?

Yes, you can upgrade or downgrade your subscription plan at any time from your account settings. Changes will take effect at the next billing cycle.

Do you offer any discounts for non-profits or educational institutions?

We do not currently offer specific discounts for non-profits or educational institutions, but we are open to discussing custom pricing for larger organizations. Please contact our sales team for more information.

Is there a limit to the number of quotes I can create?

The Basic plan allows you to create up to 3 quotes during the free trial. After the trial, the number of quotes you can create depends on your subscription plan. The Team and Pro plans offer unlimited quotes.

How do you handle billing and payments?

We use a secure payment gateway for processing payments. Billing is done on a monthly basis, and you can view your billing history and manage payment methods from your account settings.

Produits et Options

Comment ajouter des produits à un devis ?

Cliquez sur « Ajouter un produit » dans l’éditeur de devis, sélectionnez un produit dans le catalogue et ajustez la quantité et les options.

Puis-je ajouter des produits personnalisés qui ne figurent pas dans le catalogue ?

Oui, des produits personnalisés peuvent être ajoutés manuellement avec un prix et une description. Ils sont appelés « custom items » et peuvent être enregistrés pour une utilisation ultérieure.

Puis-je ajouter des options personnalisées qui ne figurent pas dans le catalogue ?

Oui, des options personnalisées peuvent être ajoutées manuellement avec un prix et une description. Elles sont appelées « custom options » et peuvent être enregistrées pour une utilisation ultérieure.

Comment appliquer des remises ou des promotions ?

Les remises peuvent être appliquées par devis, sous forme de montant fixe ou de pourcentage.

Puis-je enregistrer des produits avec des options standard pour établir des devis plus rapidement ?

Oui, vous pouvez associer des options standard aux produits ; celles-ci sont appelées « default options ».

Comment ajouter des options qui ne sont pas directement liées à un produit ?

Vous pouvez ajouter des options indépendantes à un devis qui ne sont liées à aucun produit spécifique. Elles sont appelées « options génériques ».

Existe-t-il une fonction de recherche de produits ?

Oui, le catalogue dispose d’une fonction de recherche et de filtrage pour trouver rapidement les produits dont vous avez besoin.

Processus de devis

Comment fonctionne le workflow d’approbation des devis ?

Une fois un devis créé, il peut être soumis pour approbation lorsque la limite du membre de l’équipe qui l’a créé est dépassée. Les Sales Managers reçoivent des notifications et peuvent approuver ou rejeter le devis.

Puis-je suivre le statut de mes devis ?

Oui, tous les devis disposent d’un indicateur de statut : Brouillon, En attente d’approbation, Approuvé, Rejeté, Envoyé, En attente, Gagné, Perdu ou Expiré.

Comment demander des modifications sur un devis approuvé ?

Vous pouvez demander une révision, ce qui créera une nouvelle version du devis nécessitant une nouvelle approbation.

Plusieurs approbateurs peuvent-ils examiner le même devis ?

Oui, la première approbation sera enregistrée.

Le système envoie-t-il des rappels pour les approbations en attente ?

Oui, des rappels automatiques peuvent être envoyés aux approbateurs jusqu’à ce que le devis soit examiné.

Puis-je ajouter des notes internes à un devis sans que le client les voie ?

Oui, les notes internes sont visibles uniquement par votre équipe et ne sont pas incluses dans les PDF destinés aux clients.

Existe-t-il un journal d’audit pour toutes les activités liées aux devis ?

Oui, toutes les actions, y compris la création, la modification, l’approbation et la suppression, sont consignées dans un journal d’audit.

Devis

Comment créer un nouveau devis ?

Allez dans l’onglet « Devis », cliquez sur « Nouveau », sélectionnez les informations du client, ajoutez des produits et des options, puis enregistrez.

Puis-je modifier un devis après l’avoir envoyé ?

Oui, mais vous devrez créer une nouvelle version.

Comment dupliquer un devis existant ?

Ouvrez le devis et cliquez sur « Copier » pour créer un nouveau devis avec les mêmes produits et paramètres.

Puis-je joindre des fichiers à un devis ?

Oui, vous pouvez télécharger des documents complémentaires tels que des spécifications, des images ou des PDF en ajoutant le document à un élément. Les documents généraux comme les conditions générales peuvent être ajoutés par les Sales Managers dans les paramètres de l’organisation et seront toujours joints à tous les devis.

Puis-je envoyer des devis directement aux clients par e-mail ?

Oui, les devis peuvent être envoyés directement via la fonctionnalité e-mail de Quotomation.

Existe-t-il un moyen de savoir si un client a consulté un devis ?

Oui, la plateforme affiche un statut indiquant si un devis a été consulté ou est en attente.

Puis-je définir des dates d’expiration pour les devis ?

Oui, chaque devis peut avoir une date d’expiration personnalisée afin d’encourager des réponses rapides des clients.

Translations

Can I create quotes in different languages?

Yes, you can select the language for each quote, and the system will display product descriptions, and options in that language based on the translations defined in the catalog.

How do I add translations for products and options?

In the catalog, you can add translations for each product and option by selecting the language and entering the translated text.

Can I switch languages after creating a quote?

Yes, you can change the language of a quote at any time, and the system will update the displayed text based on the available translations

Can you help me with translations?

Yes, for product and option descriptions, we assist in translating using a reliable translation service. You can also manually edit translations in the catalog if needed.

Can I attach documents in different languages?

Yes, you can upload documents like terms and conditions in multiple languages. These will be automatically attached to quotes based on the selected language, ensuring consistency in your communications.

Can translations be done automatically?

Yes, when you add a product or option, you can use our integrated translation service to automatically generate translations for the supported languages.

Workflow & Support

Puis-je automatiser les workflows d’approbation ?

Oui, Quotomation vous permet de définir des chaînes d’approbation, d’assigner plusieurs approbateurs et de définir des règles conditionnelles pour le routage automatique des workflows.

Quelles options de support sont disponibles si je rencontre un problème ?

Zilverline propose un support par e-mail, cette FAQ et un chat en direct.

Puis-je attribuer des autorisations différentes pour les étapes du workflow ?

Oui, vous pouvez contrôler quels utilisateurs peuvent approuver en définissant leurs autorisations en fonction du rôle et des marges de devis et de produits.

Que se passe-t-il si un approbateur n’est pas disponible ?

Tous les Sales Managers peuvent approuver les devis si un approbateur n’est pas disponible.