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Account

Come creo un account?

Fai clic su “Registrati” in alto a destra e compila il modulo di registrazione con le informazioni della tua azienda. Riceverai un’e-mail di conferma per attivare il tuo account. Solo il primo utente deve registrarsi; gli altri membri del team di vendita possono essere invitati in seguito nella sezione “Impostazioni -> Utenti”. Il primo account creato è quello del Sales Manager e dispone di privilegi di amministratore.

Posso gestire più account utente all’interno di un’unica organizzazione?

Sì, i Sales Manager possono invitare i membri del team e assegnare i ruoli tramite la sezione “Utenti” nelle impostazioni dell’account.

Come posso reimpostare la password?

Fai clic su “Password dimenticata” nella pagina di accesso e segui le istruzioni per reimpostare la password via e-mail.

Posso eliminare il mio account?

Sì, i Sales Manager possono disattivare gli account dalla pagina “Impostazioni account”. Nota che tutte le offerte e i dati rimarranno. Per rimuovere completamente i tuoi dati, contatta l’assistenza.

Come posso modificare il mio indirizzo e-mail o i dati di contatto?

Vai su “Impostazioni account” e aggiorna il tuo indirizzo e-mail o i dati di contatto. Non dimenticare di salvare le modifiche.

Esistono autorizzazioni basate sui ruoli per gli utenti?

Sì, puoi assegnare il ruolo di Sales Manager, che conferisce diritti di amministratore. Gli amministratori possono gestire utenti, impostazioni, prodotti, opzioni e prezzi. Gli utenti standard possono creare e gestire le proprie offerte entro i limiti stabiliti dai Sales Manager. Gli utenti cliente possono solo visualizzare le offerte inviate loro.

Posso integrare il mio account con altri strumenti?

Quotomation supporta le importazioni tramite Excel.

Conversione di valuta

Quotomation supporta più valute?

Sì, puoi selezionare una valuta per ogni offerta. I tassi di cambio vengono applicati automaticamente in base ai dati di mercato più recenti. Attualmente supportiamo EUR, USD, GBP, CHF e JPY.

Posso fissare i tassi di cambio per un’offerta?

Sì, puoi sovrascrivere i tassi automatici nelle impostazioni dell’offerta per utilizzare un tasso fisso per un cliente o progetto specifico.

Con quale frequenza vengono aggiornati i tassi di cambio?

I tassi di cambio vengono aggiornati quotidianamente da fonti finanziarie affidabili per garantire una determinazione accurata dei prezzi.

Posso mostrare prezzi in più valute in una singola offerta?

Puoi scegliere una sola valuta per offerta. Tuttavia, puoi creare offerte separate per valute diverse se necessario. I prodotti e le opzioni dell’offerta possono avere prezzi definiti in valute diverse.

Le imposte vengono applicate correttamente per valute diverse?

Sì, l’IVA e le altre imposte vengono calcolate in base alla valuta selezionata e alle normative fiscali europee.

Quotomation gestisce gli arrotondamenti nella conversione valutaria?

Sì, tutti gli importi vengono arrotondati automaticamente secondo le regole standard europee.

pricing

How do you charge for Quotomation?

We offer a subscription-based pricing model with different tiers based on the number of users and features.

How much do you charge for Quotomation?

Our pricing starts at €39 per month for the Basic plan, which includes core features. The team plan is €79 per user per month and includes additional features like workflow, collaboration, automatic translations and automic currency conversion. The Pro plan is €129 per user per month and offers advanced features like workflow

Is there a free trial available?

Yes, we offer a 14-day free trial with access to all features, allowing you to create and send 3 quotes.

Can I cancel my subscription at any time?

Yes, you can cancel your subscription at any time from your account settings. Your account will remain active until the end of the current billing cycle.

Are there any discounts for annual subscriptions?

No, we do not currently offer discounts for annual subscriptions. However, we may introduce promotions in the future, so please check our website for updates.

Can I change my subscription plan later?

Yes, you can upgrade or downgrade your subscription plan at any time from your account settings. Changes will take effect at the next billing cycle.

Do you offer any discounts for non-profits or educational institutions?

We do not currently offer specific discounts for non-profits or educational institutions, but we are open to discussing custom pricing for larger organizations. Please contact our sales team for more information.

Is there a limit to the number of quotes I can create?

The Basic plan allows you to create up to 3 quotes during the free trial. After the trial, the number of quotes you can create depends on your subscription plan. The Team and Pro plans offer unlimited quotes.

How do you handle billing and payments?

We use a secure payment gateway for processing payments. Billing is done on a monthly basis, and you can view your billing history and manage payment methods from your account settings.

Prodotti e Opzioni

Come aggiungo prodotti a un’offerta?

Fai clic su “Aggiungi prodotto” nell’editor dell’offerta, seleziona un prodotto dal catalogo e modifica quantità e opzioni.

Posso aggiungere prodotti personalizzati non presenti nel catalogo?

Sì, i prodotti personalizzati possono essere aggiunti manualmente con prezzo e descrizione. Sono chiamati “custom items” e possono essere salvati per un uso futuro.

Posso aggiungere opzioni personalizzate non presenti nel catalogo?

Sì, le opzioni personalizzate possono essere aggiunte manualmente con prezzo e descrizione. Sono chiamate “custom options” e possono essere salvate per un uso futuro.

Come posso applicare sconti o promozioni?

Gli sconti possono essere applicati per offerta, come importo fisso o percentuale.

Posso salvare prodotti con opzioni standard per velocizzare la creazione delle offerte?

Sì, puoi associare opzioni standard ai prodotti; queste sono chiamate “default options”.

Esiste una funzione di ricerca dei prodotti?

Sì, il catalogo dispone di una funzione di ricerca e filtro per trovare rapidamente i prodotti necessari.

Processo di offerta

Come funziona il flusso di approvazione delle offerte?

Una volta creata un’offerta, può essere inviata per l’approvazione quando viene superato il limite del membro del team che l’ha creata. I Sales Manager ricevono notifiche e possono approvarla o respingerla.

Posso monitorare lo stato delle mie offerte?

Sì, tutte le offerte hanno uno stato: Bozza, In attesa di approvazione, Approvata, Respinta, Inviata, In attesa, Vinta, Persa o Scaduta.

Come posso richiedere modifiche a un’offerta approvata?

Puoi richiedere una revisione che creerà una nuova versione dell’offerta soggetta a nuova approvazione.

Più approvatori possono esaminare la stessa offerta?

Sì, verrà registrata la prima approvazione.

Il sistema invia promemoria per le approvazioni in sospeso?

Sì, è possibile inviare promemoria automatici agli approvatori fino a quando l’offerta non viene esaminata.

Posso aggiungere note interne a un’offerta senza mostrarle al cliente?

Sì, le note interne sono visibili solo al tuo team e non vengono incluse nei PDF destinati ai clienti.

Esiste un registro di audit per tutte le attività sulle offerte?

Sì, tutte le azioni come creazione, modifiche, approvazioni ed eliminazioni vengono tracciate in un registro di audit.

Offerte

Come creo una nuova offerta?

Vai alla scheda “Offerte”, fai clic su “Nuova”, seleziona i dati del cliente, aggiungi prodotti e opzioni e salva.

Posso modificare un’offerta dopo averla inviata?

Sì, ma dovrai creare una nuova versione.

Come duplico un’offerta esistente?

Apri l’offerta e fai clic su “Copia” per creare una nuova offerta con gli stessi prodotti e impostazioni.

Posso allegare file a un’offerta?

Sì, puoi caricare documenti di supporto come specifiche, immagini o PDF aggiungendo il documento a un elemento. I documenti generali come i termini e condizioni possono essere aggiunti dai Sales Manager nelle impostazioni dell’organizzazione e saranno sempre allegati a tutte le offerte.

Posso inviare offerte direttamente ai clienti via e-mail?

Sì, le offerte possono essere inviate direttamente tramite la funzione e-mail di Quotomation.

Posso vedere se un cliente ha visualizzato un’offerta?

Sì, la piattaforma mostra uno stato che indica se un’offerta è stata visualizzata o è ancora in sospeso.

Posso impostare una data di scadenza per le offerte?

Sì, ogni offerta può avere una data di scadenza personalizzata per incoraggiare risposte tempestive dai clienti.

Translations

Can I create quotes in different languages?

Yes, you can select the language for each quote, and the system will display product descriptions, and options in that language based on the translations defined in the catalog.

How do I add translations for products and options?

In the catalog, you can add translations for each product and option by selecting the language and entering the translated text.

Can I switch languages after creating a quote?

Yes, you can change the language of a quote at any time, and the system will update the displayed text based on the available translations

Can you help me with translations?

Yes, for product and option descriptions, we assist in translating using a reliable translation service. You can also manually edit translations in the catalog if needed.

Can I attach documents in different languages?

Yes, you can upload documents like terms and conditions in multiple languages. These will be automatically attached to quotes based on the selected language, ensuring consistency in your communications.

Can translations be done automatically?

Yes, when you add a product or option, you can use our integrated translation service to automatically generate translations for the supported languages.

Workflow e Supporto

Posso automatizzare i flussi di approvazione?

Sì, Quotomation consente di definire catene di approvazione, assegnare più approvatori e impostare regole condizionali per il routing automatico del flusso di lavoro.

Quali opzioni di supporto sono disponibili in caso di problemi?

Zilverline fornisce supporto via e-mail, questa FAQ e chat dal vivo.

Posso assegnare permessi diversi per le fasi del flusso di lavoro?

Sì, puoi controllare quali utenti possono approvare impostando i permessi in base al ruolo e ai margini di offerta e di prodotto.

Cosa succede se un approvatore non è disponibile?

Tutti i Sales Manager possono approvare le offerte se un approvatore non è disponibile.